Ohjeet apurahan käyttösopimuksen tekoon

Yleistä

• Kun myönteinen rahoituspäätös hankkeelle on tehty, tulee hakijalle Kasööriin hakemuksen tiedoilla sopimus muokattavaksi.
• Sopimus täydennetään Kasöörissä puuttuvilta osin (mm. maksatukseen liittyvät tiedot) ja apurahamyöntöä vastaavaksi (mm. myönnetty summa ja sen mahdolliset vaikutukset hankkeen toteutukseen, rahoituspäätöskirjeessä mahdollisesti esitetyt rajaukset, jne).
• Sopimus pitää lähettää sähköisesti Säätiöön Kasöörin kohdassa ”Hyväksy sopimus”. Tällöin järjestelmä tarkistaa mahdolliset selkeät puutteet sopimuksen täyttämisessä. Sopimus siirtyy Säätiön hyväksynnän jälkeen sähköisesti maksatusjärjestelmään.
• Tämän lisäksi sopimus postitetaan hankkeen vastuullisen johtajan allekirjoittamana paperitulosteena Metsämiesten Säätiöön osoitteella Ulvilantie 23 b 13, 00350 Helsinki.
• Sopimuksen tulee olla Säätiössä viimeistään kaksi viikkoa ennen ensimmäisen apurahaerän maksua sisällöltään hyväksyttävässä muodossa sähköisesti Kasöörissä ja allekirjoitettuna paperitulosteena. Mikäli sopimus saapuu myöhässä, Säätiö siirtää maksuerää tai maksueriä kuukaudella eteenpäin.
• Ensimmäinen apurahojen maksukuukausi on huhtikuu.
• Mikäli sopimus ei saavu Säätiöön myöntövuoden marraskuun loppuun mennessä asia tulkitaan niin, ettei Säätiön myöntämää apurahaa käytetä.
• Mikäli jokin lomake tai sen keskeinen tieto puuttuu Säätiö ei voi allekirjoittaa sopimusta.
• Mikäli tarvitset sopimuksesta oman kappaleen Säätiön asiamiehen allekirjoituksella lähetä allekirjoitettuja sopimustulosteita kaksi.

Apurahan saaja

• Apuraha on myönnetty hakemuksessa olleelle hakijalle. Saajaa ei saa sopimuksessa muuttaa.
• Apurahaa ei voida maksaa ellei yksityishenkilön tai työryhmän osalta anneta hankkeen vastuullisen johtajan henkilötunnusta. Vastaavasti yhteisöjen osalta on annettava y-tunnus.

Hankkeen sisältö

• Hankkeen otsikko tulee pitää samana kuin hakemuksessa ellei ole pakottavaa perustetta muuttaa sitä.
• Päivitetään tiedot apurahanmyöntöä vastaavaksi.

Rahoitus

• Erittele myönnetty apuraha hakemuksen pohjalta. Vastaanotettava summa voi erittelyn jälkeen olla myönnettyä summaa pienempi (esimerkiksi opiskelijoiden ryhmämatkat, joissa lähtevien opiskelijoiden määrä onkin hakemuksessa esitettyä pienempi), mutta ei suurempi.
• Erittele summat ja aiheet ulkopuolisten palveluiden, laitteiden ja tarvikkeiden, painatuksen ja taiton sekä muiden kulujen osalta (esim. painatus 1.000 eur, taitto 200 eur)
• Aikataulussa pitää täyttää
  • Monivuotisten jatkuvien hankkeiden osalta kaikki neljä kohtaa
  • Kertahankkeiden tai muiden päättyvien hankkeiden osalta kaksi viimeistä kohtaa
  • Matka-apurahoissa sekä hankkeissa, joissa Säätiön kokonaisrahoitus on alle 1.700 euroa, voidaan Säätiölle toimitettavalla tiedotteella korvata hankkeen loppuraportti, joten näiden osalta riittää viimeisen kohdan täyttäminen. Opiskelijoiden ryhmämatkoissa tarvitaan tiedotteen lisäksi tieto matkalla mukana olleiden opiskelijoiden lukumäärästä.
• Apurahansaajan tilinumero on oltava sen tahon tili, jolle apuraha on hakemuksen perusteella myönnetty.
• Apurahat maksetaan aina hankkeen edistymisen mukaan seuraavasti:
  • enintään 4.000 euron apurahat maksetaan yhdessä erässä
  • yli 4.000 mutta enintään 10.000 euron apurahat maksetaan kahdessa erässä
  • yli 10.000 mutta enintään 20.000 euron apurahat maksetaan kolmessa erässä
  • yli 20.000 mutta enintään 30.000 euron apurahat maksetaan neljässä erässä
  • 30.000 euron ja sitä suuremmat apurahat maksetaan sopimuksen mukaan.
• Esimerkiksi koko vuoden kestävässä yli 4.000 euron hankkeessa pääsääntöisesti vain puolet apurahan määrästä maksetaan ensimmäisen vuosipuoliskon aikana.
• Maksuerän maksupäivämääräksi kirjataan kuukauden 15. päivä. Järjestelmä tarkistaa päivät kuun 15. päiväksi. Jos tämä päivä sattuu viikonlopulle, Säätiö maksaa apurahan sitä seuraavana arkipäivänä.
• Hyväksyttävän apurahasopimuksen on oltava perillä Säätiössä vähintään kaksi viikkoa ennen sopimukseen merkittyä ensimmäistä maksupäivää. Mikäli sopimus saapuu tältä osin myöhässä, Säätiö siirtää maksuerää tai maksueriä kuukaudella eteenpäin.
• Ensimmäinen apurahojen maksukuukausi on huhtikuu. Maksueriä voi merkitä myös seuraavalle vuodelle.

Toteutus

• Päivitetään tiedot apurahanmyöntöä vastaavaksi.

Sitoumus

• Sitoudu sopimusehtoihin ja tallenna.

Esikatselu, tallennus ja tulostus

• Sopimus kannattaa esikatselun kautta tarkistaa kaikilta osin ennen sen hyväksymistä ja tallentamista järjestelmään kohdasta "Hyväksy sopimus ja tallenna se järjestelmään".  Tässä vaiheessa järjestelmä ilmoittaa, jos jotakin keskeistä puuttuu tai on kirjoitettu väärin.
• Tallennettu sopimus tulee tulostaa ja lähettää hankkeen vastuullisen johtajan  allekirjoittamana Säätiöön. Näin saapunut sopimus katsotaan virallisesti vastaanotetuksi.