Ohjeita apurahan käytöstä

Apuraha myönnetään määräaikana käytettäväksi. Jos hakija ei erikseen tehdyllä kirjallisella hakemuksella ole saanut käyttöajan pidennystä, käyttämättä jäänyt osa täytyy palauttaa Säätiölle määräajan päättyessä. Kirjalliseksi hakemukseksi luetaan myös sähköpostitse tullut hakemus.
   Hankkeen vastuullinen johtaja vastaa apurahan käyttämisestä tarkoitukseen, johon se on myönnetty ja hän vastaa myös hankkeen toteuttamisesta Säätiön hyväksymän suunnitelman mukaisesti.
   Vahvistetun suunnitelman muuttamiseen on saatava Säätiön lupa. Jos hanke keskeytetään tai lopetetaan, vastuullinen johtaja on velvollinen ilmoittamaan siitä viipymättä Säätiölle. 
   Vastuullisella johtajalla on oikeus tehdä siirtoja kustannuslajilta toiselle 10 %:n rajoissa. Siirrosta on välittömästi ilmoitettava kirjallisesti sekä Säätiölle että maksuliikenteestä huolehtivalle laitokselle, esim. yliopistolle. 
   Vastuullinen johtaja on velvollinen raportoimaan Säätiölle hankkeen edistymisestä ja varojen käytöstä sekä antamaan hanketta koskevia tietoja.

Metsämiesten Säätiön näkyvyys apurahahankkeessa

Apurahansaajan on huolehdittava, että Metsämiesten Säätiö näkyy hankkeessa, siitä tuotettavassa materiaalissa, tulosten käytäntöön viennissä ja viestinnässä sillä painoarvolla, mikä Säätiön rahoitus kyseiselle hankkeelle on ollut. Näkyvyys pitää harkita tapauskohtaisesti. Se voi olla mm. sekä tekstimaininta että Säätiön tunnuksen esille laitto. Tunnuksen saa tätä tarkoitusta varten soveltuvassa tiedostomuodossa käyttöön osoitteesta www.mmsaatio.fi kohdasta Säätiön tunnus.

Apurahahankkeen viestintä

Kaikilta Metsämiesten Säätiön rahoittamilta hankkeilta edellytetään viestintää hankkeen väli- ja lopputuloksista. Viestinnän vähimmäisvaatimus Säätiön rahoittamissa hankkeissa on, että Säätiölle ja soveltuville tiedotusvälineille toimitetaan vuosittain enintään sivun mittainen tiedote hankkeesta ja sen tuloksista.

Apuhenkilöstö

Apurahoilla palkattu henkilö on työsopimussuhteessa vastuulliseen johtajaan tai laitokseen, jossa hanke suoritetaan ja joka huolehtii maksuliikenteestä. Laitos ilmenee apurahasopimuksesta.
   Työsuhteen perustana on työsopimus, joka voidaan tehdä sen kalenterivuoden loppuun, joksi apuraha on myönnetty.
   Vastuullinen johtaja on velvollinen noudattamaan ohje- ja enimmäispalkoista annettuja määräyksiä.
   Hankkeen suorituspaikkaan työsuhteeseen tulevasta henkilöstä voi tehdä esityksen vain vastuullinen johtaja. Työsopimusta solmittaessa noudatetaan tällöin ao. laitoksen voimassa olevia työsuhteisen henkilöstön ottamista koskevia määräyksiä. 
   Vastuullinen johtaja vastaa työnantajalle kuuluvista velvoitteista (kuten veronpidätykset, sosiaaliturvamaksut, muut lakisääteiset maksut, lomakorvaukset, sairasajanpalkat, jäsenmaksut) palkatun apuhenkilöstön osalta.

Kulutustarvikkeet, laitteet ja laskutusperiaatteella suoritetut työt

Kulutustarvikkeiden, laitteiden ja kojeiden hankinnoista päättää ja vastaa vastuullinen johtaja hankkeen rahoitussuunnitelman mukaisesti. 
   Apurahoilla hankittu koje tai laite on Säätiön omaisuutta. Laskutusperiaatteella suoritettavista töistä on pyydettävä mahdollisuuksien mukaan tarjouksia.

Matkakustannukset

Matkakustannusten korvausten ja päivärahojen maksuperusteina käytetään kulloinkin voimassa verohallinnon ohjeita.

Maksuliikenne ja tilinpito

Vastuullinen johtaja on velvollinen pitämään kirjaa apurahan käytöstä kustannuslajeittain.
   Apulaisen palkkaukseen osoitettu määräraha on tarkoitettu peittämään kaikki tästä aiheutuvat kustannukset. 
   Vastuullisen johtajan on hyväksyttävä apurahan käyttöä koskevat tositteet. 
   Apurahan maksuliikenteestä huolehtii vastuullinen johtaja tai laitos, jossa hanke suoritetaan.

Hankkeen valvonta ja seuranta

Säätiöllä on oikeus suorittaa tarkastuksia hankkeen suunnitelmallisuuden, tilinpidon ja muiden apurahan käyttöä koskevien seikkojen toteamiseksi. 
   Hankkeen vastuullisen johtajan tulee rahoitussopimukseen kirjattuina määräaikoina jättää Säätiölle raporttina yksityiskohtainen selvitys hankkeen edistymisestä, saavutetuista tuloksista, tulosten käytäntöön ja julkisuuteen viennistä sekä tilitys varojen käytöstä.
   Hankkeen valmistuttua tai Säätiön rahoituksen päätyttyä vastuullinen johtaja on velvollinen laatimaan tilityksen kaikkien saatujen varojen käytöstä sekä rapotin hankkeen tuloksista sekä niiden käytäntöön ja julkisuuteen viennistä. Loppuraportti on jätettävä Säätiölle sovitun ajan kuluessa rahoituksen päättymisestä. 
   Matka-apurahoissa sekä hankkeissa, joissa Säätiön kokonaisrahoitus on alle 1.700 euroa, voidaan Säätiölle toimitettavalla tiedotteella korvata hankkeen loppuraportti.
   Kaikissa raporteissa, tilityksissä ja sähköpostitse lähetettävissä tiedotteiden saatteissa tulee selkeästi näkyä hankeen numero esim. 10MK123KE.

Vastuu apurahan käytöstä

Vastuullinen johtaja on henkilökohtaisesti vastuussa hankkeen edistymisestä, varojen käytöstä ja ohjeiden noudattamisesta. Jos varoja käytetään vastoin myöntöpäätöstä, Säätiö voi peruuttaa maksamatta olevan osan apurahasta ja määrätä palautettavaksi jo maksetun osan.