Sopimuslomakkeen täyttöohjeita

Seuraavassa ohjeita sopimuslomakkeen täyttöön.

Hankkeen sopimusnumero

Kirjataan Säätiöltä lähetetyssä apurahan myöntökirjeessä oleva sopimusnumero, jota tulee käyttää aina asioitaessa hankkeesta Säätiön kanssa.

Sopimusosapuolet

Säätiön sopimusosapuoleksi kirjataan vastuuhenkilön ja/tai yrityksen/yhteisön nimi, jonka pitää olla sama kuin kohdassa 8 oleva tilinomistaja.

Kohta 1

Kirjataan hankkeen otsikko, jonka tulee olla sama kuin apurahan myöntökirjeessä.

Kohta 2

Jos toteutussuunnitelma ei poikkea hakemuksessa esitetystä riittää, että kohtaan kirjataan teksti ”Hakemuksen mukainen”. Muussa tapauksessa toteutussuunnitelma esitetään erillisessä liitteessä. Mikäli hankkeelle on myönnetty haettua vähemmän rahoitusta ja toteutussuunnitelma tämän vuoksi muuttuu, on toteutussuunnitelman muutos kirjattava tähän.

Kohdat 3 ja 4

Jos suunnitelma on esitetty hakemuslomakkeessa eikä muutoksia ole, riittää, että kohtaan kirjataan teksti ”Hakemuksen mukainen”. Muussa tapauksessa toteutussuunnitelma esitetään erillisessä liitteessä.

Kohta 5

Työnantaja, Y-tunnus, osoite ja puhelinnumero kirjataan, mikäli apuraha maksetaan työnantajan tilille. Ilmoitamme vuosittain verottajalle 1000 € ja sitä suuremmat maksetut apurahat ja siksi myös Y-tunnus on ehdoton.

Kohta 6

Kirjataan hankkeen vastuuhenkilön ja muiden hankkeeseen osallistuvien henkilöiden osalta pyydetyt tiedot. Hankkeen vastuuhenkilö on yksi henkilö, joka vastaa kaikesta hankkeeseen liittyvästä Säätiön suuntaan. Ilmoitamme vuosittain verottajalle 1000 € ja sitä suuremmat maksetut apurahat ja siksi myös henkilötunnus on kaikkien henkilöiden osalta ehdoton.

Kohta 7

Merkitään tälle vuodelle Säätiön myöntämät apurahat myönnetyn suuruisina sekä eriteltyinä. Mikäli osa tälle vuodelle myönnetystä apurahasta halutaan poikkeuksellisesti maksuun vasta tulevina vuosina, eritellään ne vuosittain sen mukaisesti. Tulevina vuosina anottavia summia ei merkitä apurahasopimukseen, sillä apurahoja haetaan ja niistä päätetään vuosittain.
   Apuraha-kohtaan kirjataan henkilöittäin se apurahan osuus, joka apurahasta jää henkilökohtaiseksi osuudeksi. Muiden kulujen palkat ja palkkiot -kohtaan merkitään se apurahan osuus, jonka apurahan saaja maksaa työ- tai virkasuhteessa oleville työntekijöille.

Kohta 8

Kirjataan pyydetyt tiedot. Maksuerät merkitään seuraavasti:
- enintään 4.000 euron apurahat maksetaan yhdessä erässä
- yli 4.000 mutta enintään 10.000 euron apurahat maksetaan kahdessa erässä
- yli 10.000 mutta enintään 20.000 euron apurahat maksetaan kolmessa erässä
- yli 20.000 mutta enintään 30.000 euron apurahat maksetaan neljässä erässä
- 30.000 euron ja sitä suuremmat apurahat maksetaan sopimuksen mukaan.
   Apurahat maksetaan hankkeen edistymisen mukaan. Esimerkiksi koko vuoden kestävissä yli 4.000 euron hankkeissa pääsääntöisesti vain puolet apurahan määrästä maksetaan ensimmäisen vuosipuoliskon aikana. Maksukuukaudeksi kirjataan se kuukausi, jonka 15. päivänä summa halutaan maksettavan. Jos kuun 15. päivä sattuu viikonlopulle, summa maksetaan sitä seuraavana arkipäivänä.
   Ensimmäinen apurahojen maksukuukausi on huhtikuu ja maksupäivä on poikkeuksellisesti kuun 20. päivä.
   Täytetty sopimus tulee olla Säätiössä viimeistään kaksi viikkoa ennen apurahahankkeen ensimmäisen erän maksupäivää. Apurahoja maksetaan pääsääntöisesti vain sopimusosapuolen tilille. Suurissa yhteishankkeissa kohtaan 7 kirjatuille henkilökohtaisen apurahan saajille voidaan maksaa suoraan heidän henkilökohtaisia apurahoja. 

Kohta 9

Hankkeiden seurannan vuoksi tähän kirjataan kokonaisuudessaan hankkeen toteutuksen aikataulu. Kirjaukseksi ei riitä teksti ”Hakemuksen mukainen”.

Kohta 10

Kirjataan päivämäärät, mihin mennessä a) useampivuotisesta hankkeesta annetaan väliraportti, välitilitys ja välitiedote tai b) yksivuotisesta hankkeesta tai viimeistä vuotta rahoitettavasta monivuotisesta hankkeesta annetaan loppuraportti, lopputilitys ja tiedote.
   Väliraportteja ja välitiedotteita edellytetään useampivuotisissa hankkeissa ja ne on annettava vuosittain joulukuun loppuun mennessä.
   Raportoitaessa tulee aina selkeästi kertoa hankeen numero esim. 10MK123KE. Loppuraportti ja lopputilitys tulee antaa kuukauden kuluessa hankkeen päättymisestä.
   Sopimuksen liitteen mukaisesti Säätiön rahoittamilta hankkeilta edellytetään muun ulkoisen viestinnän ohella enintään sivun mittaista lehdistötiedotetta hankkeen väli- ja lopputuloksista. Tiedote pyritään antamaan ensisijaisesti siinä vaiheessa kun hankkeesta on uutisoitavaa. Tähän kirjataan, mihin mennessä tiedote toimitetaan tiedotusvälineille ja sähköisesti Säätiön käyttöön. Useampivuotisissa suurissa hankkeissa tiedote täytyy toimittaa vähintään kerran vuodessa.
   Matka-apurahoissa sekä hankkeissa, joissa Säätiön kokonaisrahoitus on alle 1.700 euroa, voidaan Säätiölle toimitettavalla tiedotteella korvata hankkeen loppuraportti. Opiskelijoiden ryhmämatkoissa tarvitaan lisäksi tieto matkalla mukana olleiden opiskelijoiden lukumäärästä.

Kohta 11

Kirjataan pyydetyt tiedot ja allekirjoitetaan ennen toimittamista Säätiölle. Säätiö toimittaa kopion hyväksytystä ja allekirjoitetusta sopimuksesta apurahan saajalle.