OHJEET KÄYTTÖSOPIMUKSEN TEKOON

Yleistä

Kun hanke on saanut myönteisen rahoituspäätöksen, tulee hakijalle Kasööriin hakemuksen tiedoilla oleva sopimuspohja. Apurahan saajan on muokattava sen sisältö apurahamyöntöä vastaavaksi (mm. myönnetty summa ja sen mahdolliset vaikutukset hankkeen toteutukseen, rahoituspäätöskirjeessä mahdollisesti esitetyt rajaukset, jne) sekä täydennettävä kaikki maksatukseen liittyvät tiedot.

Sopimus pitää lähettää sähköisesti Säätiöön Kasöörin kohdassa ”Hyväksy sopimus”. Tällöin järjestelmä tarkistaa mahdolliset selkeät puutteet sopimuksen täyttämisessä. Tämän lisäksi sopimus postitetaan hankkeen vastuullisen johtajan allekirjoittamana paperitulosteena osoitteeseen Metsämiesten Säätiö, Ulvilantie 23 b 13, 00350 Helsinki. Sopimuksen tulee olla Säätiössä viimeistään kaksi viikkoa ennen ensimmäisen apurahaerän maksua sisällöltään hyväksyttävässä muodossa sähköisesti Kasöörissä ja allekirjoitettuna paperitulosteena. Mikäli sopimus saapuu myöhässä, Säätiö siirtää maksuerää tai maksueriä kuukaudella eteenpäin. Mikäli tarvitset sopimuksesta oman kappaleen Säätiön toimitusjohtajan allekirjoituksella lähetä allekirjoitettuja sopimustulosteita kaksi.

Sopimus siirtyy Säätiön hyväksynnän jälkeen sähköisesti maksatusjärjestelmään. Ensimmäinen mahdollinen apurahojen maksukuukausi on huhtikuu.

Mikäli sopimus ei saavu Säätiöön myöntövuoden marraskuun loppuun mennessä asia tulkitaan niin, ettei Säätiön myöntämää apurahaa käytetä, eli myöntö peruuntuu.

Apurahan saaja

Apuraha on myönnetty hakemuksessa olleelle hakijalle. Saajaa ei saa sopimuksessa muuttaa.

Apurahaa ei voida maksaa, ellei yksityishenkilön tai työryhmän osalta anneta hankkeen vastuullisen johtajan henkilötunnusta. Eli hakemuksessa ollut syntymäaika on täydennettävä henkilötunnukseksi, joka tarvitaan apurahan saajan oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. Vastaavasti yhteisöjen osalta on annettava y-tunnus.

Hankkeen sisältö

Hankkeen otsikko tulee pitää samana kuin myöntökirjeessä oleva otsikko ellei ole pakottavaa perustetta muuttaa sitä. Lisäksi hankkeen sisältö pitää päivittää sopimuksessa apurahanmyöntöä vastaavaksi.

Rahoitus

Erittele myönnetty apuraha hakemuksen pohjalta. Mikään eritelty summa ei voi kasvaa hakemuksessa esitetystä ilman erillistä sopimista Säätiön kanssa. Vastaanotettava summa voi erittelyn jälkeen olla myönnettyä summaa pienempi (esimerkiksi opiskelijoiden ryhmämatkat, joissa lähtevien opiskelijoiden määrä onkin hakemuksessa esitettyä pienempi), mutta ei suurempi.

Erittele summat ja aiheet ulkopuolisten palveluiden, laitteiden ja tarvikkeiden, painatuksen ja taiton sekä muiden kulujen osalta (esim. painatus 1 000 eur, taitto 200 eur)

Aikataulussa pitää täyttää:

  • Monivuotisten hankkeiden osalta kaikki neljä kohtaa.
  • Kertahankkeiden tai muiden päättyvien hankkeiden osalta kaksi viimeistä kohtaa.
  • Kaikissa opinto- ja matka-apurahoissa sekä hankkeissa, joissa Säätiön kokonaisrahoitus on alle 1.700 euroa riittää Säätiölle toimitettava tiedote raportoinniksi eikä loppuraporttia tarvita. Opiskelijoiden ryhmämatkoissa tarvitaan tiedotteen lisäksi tieto matkalla mukana olleiden opiskelijoiden lukumäärästä.

Apurahansaajan tilinumero on oltava sen tahon tili, jolle apuraha on hakemuksen perusteella myönnetty.

Koska Säätiö saa varat apurahoihin omasta sijoitustoiminnastaan, se haluaa pitää rahat sijoituksissaan mahdollisimman pitkään. Apurahat maksetaan siksi hankkeen edistymisen ja rahojen todellisen käyttötarpeen mukaan seuraavasti: 

  • enintään 4 000 euron apurahat maksetaan yhdessä erässä
  • yli 4 000 mutta enintään 10 000 euron apurahat maksetaan kahdessa erässä
  • yli 10 000 mutta enintään 20 000 euron apurahat maksetaan kolmessa erässä
  • yli 20 000 euron apurahat maksetaan neljässä erässä tai sopimuksen mukaan

Esimerkiksi koko vuoden kestävässä yli 4 000 euron hankkeessa pääsääntöisesti vain puolet apurahan määrästä maksetaan ensimmäisen vuosipuoliskon aikana.

Maksuerän maksupäivämääräksi kirjataan kuukauden 15. päivä. Jos tämä päivä sattuu viikonlopulle, Säätiö maksaa apurahan sitä seuraavana arkipäivänä.

Hyväksyttävän apurahasopimuksen on oltava perillä Säätiössä vähintään kaksi viikkoa ennen sopimukseen merkittyä ensimmäistä maksupäivää. Mikäli sopimus saapuu tältä osin myöhässä, Säätiö siirtää maksuerää tai maksueriä kuukaudella eteenpäin. Ensimmäinen apurahojen maksukuukausi on huhtikuu. Maksueriä voi merkitä myös seuraavalle vuodelle.

Toteutus

  • Päivitetään tiedot apurahanmyöntöä vastaavaksi.

Sitoumus

  • Sitoudu sopimusehtoihin ja tallenna.

Esikatselu, tallennus ja tulostus

Sopimus kannattaa tarkistaa esikatselun kautta kaikilta osin ennen sen hyväksymistä ja tallentamista järjestelmään kohdasta "Hyväksy sopimus ja tallenna se järjestelmään".  Tässä vaiheessa järjestelmä ilmoittaa, jos jotakin keskeistä puuttuu tai on kirjoitettu väärin.

Tallennettu sopimus tulee tulostaa ja lähettää hankkeen vastuullisen johtajan allekirjoittamana Säätiöön. Näin saapunut sopimus katsotaan virallisesti vastaanotetuksi.