Tiimejä ja tiimin vetäjien työtä kannattaa kehittää

torstai helmikuun 4. 2016

Metsäalalla työt on usein organisoitu ryhmiin, joita voidaan kutsua tulosyksiköiksi, toimistoiksi tai tiimeiksi. Tämä yleensä tarkoittaa vastuuta alueen asiakastyöstä, myynnistä tai ostosta, myytyjen tuotteiden toteutuksesta ja taloudellisesta tuloksesta. Tiimiin lasketaan usein kuuluvaksi toimihenkilöt, metsurit ja yrittäjät.

Tiimityöllä tavoitellaan parempaa työn laatua ja tuottavuutta antamalla arkisesta työstä enemmän valtaa ja vastuuta kentälle. Päätösvaltaa annetaan sinne missä asiantuntijatyö tehdään. Tämä vaatii toteutuakseen selkeää näkemystä siitä, mitä tiimityö on. Tiimillä on oltava selkeä yhteinen päämäärä ja tavoitteet sekä toimiva tiedonkulku.

Metsäalan tiimin vetäjä on paljon vartija: yhteishengen ylläpitäjä, raportoija, perehdyttäjä, tsemppaaja, tärkeä osa johtamisjärjestelmää. Arki on antoisaa ja vaativaakin - johtajuutta ilman asemavaltaa. Työhyvinvointia ja tuloksia tiimityöstä -hankkeessa kehitettiin monipuolisesti metsänhoitoyhdistyksien tiimityötä.

Tiimi tarvitsee vetäjän

Tiimi vaatii toimiakseen vetäjän. Vetäjä toimii mm. esimerkkinä, hengenluojana, puheenjohtajana, ideoijana ja raportoijana. Tiimi laatii yhdessä vetäjänsä johdolla tiimisopimuksen: periaatteet ja toimintatavat, jotka ohjaavat tiimin toimintaa. Yhteisestä tavasta toimia ja näiden tapojen kehittämisestä pitää pystyä avoimesti keskustelemaan. Toiminnan kehittämisen ote lienee tärkeimpiä tiimin vetäjän tehtäviä.

Oppikirjoissa usein esitetään tiimityön korkeimpana kehitysasteena itseohjautuva tiimi. Tämä on erittäin harvoin todellisuutta. Organisaatiolla, jossa tiimi toimii, on yleensä olemassa selkeä visio, strategia ja sovitut arvot. Organisaatio siis luo puitteet ja asettaa reunaehtoja. Tiimit toimivat arjessa, käytännön asiakastyössä itseohjautuvasti organisaation pelisääntöjen rajoissa. Tiimit johtavat itse omaa työskentelyään. Hyvä tiimi toimii yrittäjämäisesti isomman organisaation sisällä, jäsenet kantavat yhdessä vastuun määrällisistä ja laadullisista tuloksista.

Tiimin vetäjä osana johtamisjärjestelmää

Johtajuus tiimiorganisaatiossa muuttuu epäselvemmäksi kuin mitä se on selkeissä hierarkkisissa organisaatiossa. Uudet organisaatiot, matalat, verkottuvat, prosesseina kuvattavat, muuttavat johtajuutta. Tällaisessa tilanteessa tiimin vetäjällä ei yleensä ole virallista esimiesasemaa. Tiimin vetäjä toimii tasavertaisena työntekijänä muiden tiimin jäsenten kanssa. Johtajuutta ilman asemavaltaa.

Tiimin vetäjänä toimiminen on luottamustehtävä, joka on ansaittu tiimin jäseniltä ja esimieheltä. Tiimin vetäjä on vastaa tiimin tavoitteiden saavuttamisesta, toiminnasta ja kehittämisessä ja sitä kautta kehittää koko organisaatiota. Tiimin vetäjä on myös tiimin edustaja ja viestintuoja.

Tiimin vetäjä hengen luojana

Toimivan tiimin edellytyksiä ovat tiimin jäsenten avoin vuorovaikutus- ja keskustelutaidot. Tiimien on harjoiteltava ja kehitettävä vuorovaikutustaitoja sekä käytävä yhteisiä keskusteluja omasta työstään.

Avoimuuden perusedellytys on tiimin jäsenten keskinäinen luottamus. Tiimityö on vaikeaa silloin, jos tiimeissä on epäselvyyksiä tiimin jäsenten rooleissa ja tavoitteissa. Lisäksi organisaatio voi huomaamattaan ylläpitää tiimityötä estäviä rakenteita. Tällaisia ovat mm. hierarkkisuus, byrokraattisuus tai tiimin jäsenten henkilökohtaisten tavoitteiden korostaminen.

Tiimin me-hengen ylläpitäminen vaatii herkkyyttä tiimin tilanteen aistimiseksi. Selkeät roolit, tavoitteet, tulokset, oikeudenmukaisuus, avoimuus sekä keskinäinen hyväksyminen ovat hyvän yhteishengen perusteet. Tämän lisäksi tiimin vetäjällä on hyvä olla takataskussa keinoja tai ideoita yhteishengen ylläpitämiseksi, ”tiimin sisäinen tyky”.

Kehittämisherkkyys tärkeää

Tiimityön toimivuuteen vaikuttavat tiimin jäsenten väliset ihmissuhteet, erityisesti keskinäinen arvostus, luottaminen ja toistensa tukeminen. Vaikeimpia, mutta samalla tärkeimpiä, tiimitaitoja on taito ottaa tiimin toimintaan liittyvät kehittämistarpeet tai ongelmat esille.

Kehittämistarpeet voivat liittyä tiimin tuotantoon. Tällaisia ovat mm. myyntitavoitteiden saavuttaminen, töiden toteuttaminen tai asiakastyytyväisyys. Kehittämistarpeet voivat olla myös tiiminjäsenten henkilökohtaisia. Tiiminvetäjä toimii tässäkin ensimmäisenä ”puskurina”. Tärkeää on kuitenkin muistaa, että määritellyillä esimiehillä on lopullinen vastuu, joten tiiminvetäjien ja esimiesten välillä pitää olla selkeät toimintatavat asioiden hoitamiseksi.

Usein myös metsurien ja yrittäjien roolia tiimeissä voidaan kehittää ja korostaa. Metsien työntekijäkunta on osaava porukka, jonka hyödyntäminen tiimin toiminnan ja sen prosessien voidaan lisätä. Yhteiset ammatilliset tiimipäivät ja vapaamuotoisempi tiimin tyky sitovat porukkaa yhteen.

Tiimin vetäjien työtä voidaan kehittää

Tiimin vetäjien työtä voidaan ja täytyy kehittää. Selkeä tiimin vetäjän toimenkuva, tehtäväkuvaus, on perusedellytys. Mitä tiiminvetäjältä odotetaan toisaalta osana johtamisjärjestelmää, toisaalta tiiminsä vetäjänä? Vastuiden ja toimintatapojen määrittely suhteessa esimiehiin ja tiiminjäseniin on määriteltävä selkeästi.

Tiimin vetäjille kannattaa rakentaa käytännön työkalupakki toimintansa tueksi. Mitä käytännössä kuuluu esim. tiimin vetäjän rooliin, tiiminyhteishengen ylläpitoon, strategian toteutuksen ja siitä raportointiin esimiehelle tai uusien yrittäjien tai toimihenkilöiden perehdytykseen. Esimiehen ja tiimin vetäjien vertaistuen avulla käytänteistä saadaan toimivia ja tiimien vetämisessä tarvittavaa osaamista levitettyä koko organisaatioon.

Työhyvinvointia ja tuloksia tiimityöstä -hankkeessa kehitettiin monipuolisesti metsänhoitoyhdistyksien tiimityötä. Teemoja olivat mm. tiimin vetäjät ja prosessit sekä myynti. Hankkeen tulokset ovat käyttökelpoisia myös tilanteissa, jossa ei pyritä varsinaisiin tiimeihin, mutta organisointi on tiimien kaltainen.

Lisätietoja:

Yliopettaja Pasi Pakkala, Mikkelin ammattikorkeakoulu, pasi.pakkala(at)mamk.fi