OHJEET HAKIJALLE

Yleistä

Apurahoja voi hakea 1.12. - 31.1. välisenä aikana Kasöörin kautta. Hakemus siis jätetään sähköisenä ilman fyysistä allekirjoitusta. Järjestelmä lukkiutuu 31.1. klo 24:00. Hakijan on syytä tehdä hakemus ajoissa, sillä hakuajan umpeuduttua hakemuksia ei oteta enää vastaan mistään syystä.

Päätös apurahoista tehdään maaliskuun puolivälissä, yleensä 13.3. Päätöksestä tiedotetaan heti Säätiön kotisivuilla ja lähipäivinä kirjeitse kullekin hakijalle. Päätökseen saattaa liittyä apurahan käyttöä linjaava rahoitusmääre.

Jos apuraha myönnetään, sen käytöstä tehdään sopimus, joka allekirjoitetaan ja toimitetaan kirjallisena Säätiöön. Ensimmäiset apurahat on mahdollista maksaa huhtikuun puolivälissä.

Mikäli Säätiö tukee opinnäytetyötä (mm. gradu), on tuen suuruus 995 euroa. Mikäli opinnäytetyö tehdään ulkomailla, on mahdollisuus hakea ja saada lisäksi matka-apurahaa samalla hakemuksella.

Opiskelijoiden ryhmämatkojen matka-apurahat sidotaan matkalle mukaan lähtevien henkilöiden lukumäärään. Hakemuksessa ja rahoitussopimuksessa on selvästi käytävä esille tämä henkilömäärä. Mikäli lopullinen osallistujamäärä on tätä alempi, on erotus palautettava Säätiölle.

Metsämiesten Säätiö rahoittaa IUFROon liittyvää toimintaa Suomen Metsätieteellisen Seuran kautta, joten IUFROon liittyvät apurahahakemukset tulee osoittaa Suomen Metsätieteelliselle Seuralle.

Yleistä hakemuksen teosta

Apurahahankkeen vastuullinen johtaja luo Kasööriin omat käyttäjätunnukset. Tunnukset pitää tallettaa huolellisesti, sillä mikäli rahoitusta myönnetään, apurahan käytön sopimuksen saa tehtyä vain samoilla tunnuksilla. Jos hakijana on työryhmä ja hakemusta halutaan valmistella etätyönä, hän voi jakaa tunnukset muiden työryhmän jäsenten käyttöön. Hankkeen vastuullinen johtaja kuitenkin aina vastaa kaikesta hankkeeseen liittyvästä Säätiön suuntaan.

Uuden apurahahakemuksen teko aloitetaan Kasöörin pääsivulla valitsemalla "Apurahahakemus" ja "Luo uusi". Kun olet tallentanut hakemuksen, voit myöhemmin täydentää ja muokata sitä valitsemalla "Muokkaa". 

Tallentamisen jälkeen voit myös esikatsella ja tulostaa hakemuksen.

Huomaa, että euromäärissä ei voi käyttää pistettä, pilkkua eikä välilyöntiä tuhansien erottimena. Piste ja pilkku tulkitaan järjestelmässä automaattisesti desimaalipilkuksi.

Hakemus tulee täyttää suomeksi. Hakemuksen mahdolliset liitteet voivat olla suomen- tai englanninkieliset. Hakemuksen pitää olla selkeä itsenäinen hakemus, eikä sitä ei voi täyttää viittauksin liitteisiin. Kirjoita selkeää ja täsmällistä tekstiä normaalein kirjaimin, EI VERSAALILLA.

Hakemus lähetetään sähköisesti kohdasta "Hyväksy hakemus ja lähetä se Metsämiesten Säätiöön". Hakuajan loputtua järjestelmä lukittuu, eikä hakemusta voi enää lähettää. 

Kun hakemus on lähetetty, sitä ei voi enää muuttaa, eikä uusia liitteitä voi siihen liittää. Kaikki liitteet on tultava hakemuksen mukana, myös kaikki mahdolliset puollot ja suositukset.

Apurahahakemukseen kuuluvat kaikki sivulle linkitetyt lomakkeet. Täytä ne huolellisesti ja muista tallettaa kukin lomake. Jonkin lomakkeen tai sillä olevan keskeisen tiedon puuttuminen voi olla este myönteiselle apurahapäätökselle.

Omien tietojen ylläpito

Kun käyttäjä on kirjautunut Kasööriin, voi hän ylänavigaation kohdasta ”Omat tiedot” ylläpitää sähköpostiosoitettaan ja vaihtaa salasanansa Kasööriin.

Hakija

Jos hakijana on yksityishenkilö tai työryhmä, hakemuksesta tulee ilmetä hankkeen vastuullisen johtajan syntymäaika. Tällöin yhteisön tietoja ei täytetä lainkaan.

Jos hakijana on yhteisö, täytetään sekä vastuullisen johtajan, mahdollisen työryhmän että yhteisön tiedot. Yhteisön osalta on merkittävä aina myös y-tunnus.

Säätiö ilmoittaa kaikki yksityishenkilön tai työryhmän saamat vähintään 1 000 euron apurahan saajat verottajalle.

Hankkeen sisältö

Hankkeen otsikon tulee olla lyhyt, ytimekäs ja hanketta mahdollisimman hyvin ulkopuoliselle henkilölle kuvaava. Säätiö julkaisee kaikki vähintään 1 500 euron apurahan saajat, apurahahankkeiden otsikot ja apurahan määrät.

Hankkeen painopistealueeksi valitaan se, jota hanke hakijan mielestä eniten vastaa. Painopistealue korjataan tarvittaessa hakemuksen käsittelyn yhteydessä.

Työskentelyn kesto kuukausina tarkoittaa, kuinka monta kuukautta nyt Säätiöltä haettavalla apurahalla tullaan hankkeessa työskentelemään. Jos Säätiön apurahalla työskentelee 3 henkilöä 5 kuukautta, merkitään kohtaan 15. Työskentelyn kesto vaikuttaa tutkimuksen ja taiteen apurahanhakijoiden (yksityishenkilöt ja työryhmät) sosiaaliturvaan, jonka piiriin he pääsevät tietyin edellytyksin noin 15 % kuluilla apurahan työtulon määrästä. Lisätietoa Maatalousyrittäjien eläkelaitos Melasta puh. 029 4352 650 tai www.mela.fi kohdasta ”Apurahansaajat”.

Hankkeen päättymisaika tarkoittaa koko hankeen päättymisajankohtaa, joka useampivuotisissa hankkeissa on yhden tai useamman vuoden päässä.

Hankkeen merkitys on apurahapäätöksentekoa varten hyvin olennainen kohta, jossa tulee tiiviisti kiteyttää miksi hanke on tärkeä.

Työllä ei ole välttämätöntä olla ohjaajaa, mutta jos on, se on kerrottava.

Hakemuksella ei tarvitse olla suosittelijoita, mutta jos on, on hyvä kertoa keitä he ovat. Heidän mahdolliset puoltonsa ja suosituksensa tulee liittää hakemukseen ennen sen sähköistä lähettämistä Kasöörin kautta. Erikseen tulevia suosituksia ei huomioida.

Jos hanke on jatkoa Säätiön aiemmin rahoittamalle hankkeelle, on Säätiön viimeisimmän rahoituspäätöksen mukainen hankekoodi kirjattava hakemukseen.

Rahoitussuunnitelma

Rahoitussuunnitelmassa kuvataan täysinä euroina:

  • koko hankkeen kulut (aikaisemmat, meneillään oleva ja tulevat vuodet) ja
  • Metsämiesten Säätiöltä siihen eri vuosina anottava osuus (meneillään oleva ja tulevat vuodet)

Metsämiesten Säätiöltä anottava osuus on jaettu kolmeen sarakkeeseen:

  • Tämä vuosi = vuosi, jolloin nyt haettavista apurahoista päätetään
  • 2. vuosi = tämä vuosi + 1
  • 3. vuosi = tämä vuosi + 2

Jos rahoitustarve Säätiöltä on monivuotinen, kirjataan tulevina vuosina anottavat määrät sarakkeisiin 2. vuosi ja 3. vuosi. Mikäli hanke on vielä pidempi, merkitään 3. vuodelle sen ja sitä seuraavien vuosien rahoitustarve kokonaisuudessaan.

Jos hakijana on yhteisö, merkitään kohtaan ”Henkilökohtainen apuraha” oman organisaation palkkakulut ja kohtaan ”Henkilökohtaiset matkat” oman organisaation matkakulut.

Mahdollista Säätiön aikaisempien vuosien rahoitusta meneillään olevalle hankkeelle ei kirjata Metsämiesten Säätiöltä anottavaan osuuteen, mutta se näkyy osana ”Koko hanke” –sarakkeessa.

Apuraha myönnetään aina vuodeksi kerrallaan hankkeen edistymisen mukaan. Siksi usean vuoden hankkeissa apuraha on haettava aina vuosittain.

Sarake ”Tämä vuosi” yhteensä kertoo Säätiöltä nyt anottavan apurahan määrän.

Ennen apurahapäätöstään Säätiö saattaa neuvotella muiden rahoittajatahojen kanssa. Siksi tiedot aikaisempina vuosina tälle hankkeelle saadusta rahoituksesta sekä haetusta tai aiotusta rahoituksesta ovat tärkeät. Kertomatta jätetty tieto saattaa vaikuttaa rahoituspäätökseen.

Opiskelijoiden ryhmämatkoissa erittelykohtaan on kirjattava matkalle lähtevien henkilöiden lukumäärä, koska mahdollinen apuraha myönnetään matkalle osallistuvien henkilöiden lukumäärään sidottuna. 

Toteutussuunnitelma, tulosten käytäntöön vienti ja viestintä

Hankkeen toteutussuunnitelman tulee olla selkeä ja ytimekäs. Siitä tulee selvitä mikä on hankkeen lopputuotos, mitä hankkeella selvitetään, tms.

Säätiö edellyttää, että hakija on suunnitellut hankkeen tulosten ja hyötyjen viemisen käytäntöön ja julkisuuteen. Tulosten käytäntöön viennistä tulee suunnitelman olla kohderyhmittäinen. Viestinnän osalta suunnitelma on syytä tehdä medioittain.

Pienistä hankkeista (kuten esimerkiksi opinnäytetöistä), joista käytäntöön vietävää tai julkistettavaa asiaa ei ole, riittää kun kirjaa, että Säätiölle lähetetään Kasöörin kautta tiedote, jonka Säätiö voi julkaista kotisivuillaan kohdassa ”Rahoituksen tulokset”. 

Kaikissa hankkeissa edellytetään viestintää sosiaalisessa mediassa hashtagilla #mmsaatio.

Liitteet

Liitteiden käyttöä on syytä välttää, jos asiat voi esittää hakemuslomakkeella.

Hakuajan umpeuduttua hakemuksiin ei oteta enää liitteitä vastaan. Varmista, että kaikki liitteet ovat hakemuksessa lähetyshetkellä.

Ennen kuin liität tiedoston hakemukseesi, tallenna se tietokoneellesi jollakin alla olevista nimistä:

  • Ansioluettelo (hakijan sukunimi)
  • Julkaisuluettelo (hakijan sukunimi)
  • Apurahan käyttösuunnitelma (hakijan sukunimi)
  • Puolto (hakijan sukunimi)
  • Tutkimussuunnitelma (hakijan sukunimi)
  • Muu (ohjelma, tms, hakijan sukunimi)

Liitteen latautuminen voi kestää hetken, joten odota rauhassa ”Lisää liite” –painikkeen klikkaamisen jälkeen, niin hakemasi liite tulee näkyviin Kasöörin Liitteet-sivulle.

Sitoumus

Sitoudu ehtoihin ja tallenna.

Esikatselu ja lähetys

Hakemus kannattaa lukea huolellisesti läpi esikatselussa tai sen tulosteena ennen lähettämistä Säätiöön.

Lähetä hakemus ennen hakuajan umpeutumista klikkaamalla ”Hyväksy hakemus ja lähetä se Metsämiesten Säätiöön”. Hakuajan umpeuduttua järjestelmä lukkiutuu, eikä hakemusta pysty enää lähettämään.

Lähetetty hakemus on lopullinen eikä sitä pääse enää muuttamaan.

Muut toiminnot

Voit poistaa keskeneräisen hakemuksen, jota ei vielä ole lähetetty, valitsemalla ”muut toiminnot” –kohdasta ”Poista hakemus”.