Tietosuojaseloste

Apurahan hakijat ja saajat

1. Rekisterinpitäjä

Metsämiesten Säätiö
Y-tunnus 0221096-8
Ulvilantie 23 B 13
00350 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Aija Järnstedt, tietosuojavastaava

Yhteystiedot:
aija.jarnstedt@mmsaatio.fi
0400 882022

3. Rekisterin nimi

Rekisteri apurahan hakijoista ja saajista

Rekisteri koostuu kahdesta osarekisteristä:
1. Rekisteri apurahan hakijoista
2. Rekisteri apurahan saajista

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötiedot tarvitaan yhteydenpitoa varten sekä keskinäisten oikeuksien ja velvoitteiden toteuttamiseksi.

Rekisteri apurahan hakijoista
Rekisterin käyttötarkoituksena on vastaanottaa ja säilyttää apurahan hakijoiden apurahahakemuksia apurahapäätösten tekemistä sekä päätösten arkistointia varten.
 
Rekisteri apurahan saajista
Rekisterin käyttötarkoituksena on vastaanottaa ja säilyttää apurahansaajien apurahahakemuksia, apurahan käyttösopimuksia, hankeraportteja ja hanketiedotteita.

Tietojen käsittelyn oikeusperuste em. rekisterissä on oikeutettu etu.

5. Rekisterin tietosisältö

1.       Rekisteri apurahan hakijoista

  • Etu- ja sukunimi
  • Hakijan tutkinto/arvo tai ammatti
  • Syntymäaika
  • Yhteystiedot: osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • Ryhmän muiden jäsenten tiedot, jos hakijana on työryhmä (sukunimi, etunimi, oppiarvo, puhelin, sähköpostiosoite)
  • Organisaatio, yksikkö ja Y-tunnus, jos hakijana on yhteisö
  • Työnohjaajan nimi (nimi, virka-asema, organisaatio, puhelin, sähköpostiosoite)
  • Suosittelijoiden nimet (nimi, virka-asema, organisaatio, puhelin, sähköpostiosoite)
  • Hakemuksen tiedot sekä mahdolliset liitteet
  • Mille Säätiön rahoittamalle hankkeelle hanke on jatkoa
  • Hankkeeseen eri tahoilta saatu rahoitus
  • Hankkeeseen vireillä olevat tai aiotut rahoitushakemukset
  • Tieto kuuluuko hakija Säätiön lähipiiriin
  • Muut tiedot jotka hakija on halunnut liittää liitetiedostoihin
  • Apurahapäätöksen jälkeen rekisterissä on tieto hakemuksen arviointiperusteista: Hakemukset arvioidaan arvolla 1-3 ilman automaattista päätöksentekoa arvon 1 ollessa myönteinen rahoituspäätös, arvon 3 kielteinen rahoituspäätös ja arvo 2 on väliaikainen valmistelunumero.

2.      Rekisteri apurahan saajista

Kaikki aiemmin mainitut ”Rekisteri apurahan hakijoista” -rekisterin tiedot ja näiden lisäksi:

  • Henkilötunnus
  • Myöntöpäivä ja summa
  • Tilinumero
  • Maksuerät
  • Myönnön lisämääreet
  • Raportin ja tiedotteen erääntymispäivämäärät
  • Apurahasopimus ja mahdolliset liitteet
  • Apurahatiedote ja mahdolliset liitteet
  • Raportti apurahan käytöstä ja mahdolliset liitteet

6. Tietojen säilyttäminen

Rekisteri apurahan hakijoista
Kielteisen päätöksen saaneita apurahahakemuksia säilytetään sähköisenä kolme vuotta apurahapäätöksen päivämäärästä

Rekisteri apurahan saajista
Apurahahakemuksia, apurahan käytön sopimuksia, apurahojen tiedotteita ja apuraharaportteja säilytetään 10 vuotta apurahahankkeen päättymisen jälkeen. Tieto myönnetystä apurahasta ja hankkeesta tehty apurahatiedote ovat näkyvillä kotisivuilla 10 vuotta.

Säilytysajan päätyttyä sähköinen aineisto poistetaan ja manuaalinen aineisto hävitetään silppuriin tai tietosuojasäiliöön. Tietosuojasäiliön toimittajalla on aukoton ja dokumentoitu tietosuojaprosessi.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Hakijan ja hakemuksen sekä apurahankäytön sopimuksen, raportin ja tiedotteen tiedot saadaan hakijalta itseltään tai hänen edustamaltaan työryhmältä tai työnantajalta.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Vähintään 1500 euron arvoiset myönnetyt apurahat julkaistaan Metsämiesten Säätiön kotisivuilla www.mmsaatio.fi sekä Säätiön toimintakertomuksessa. Maksetut apurahat ilmoitetaan verohallinnolle sekä Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle maatalousyrittäjien eläkelain mukaisesti.

Apurahahakemuksia käsittelevät Metsämiesten Säätiön henkilöstö, Säätiön hallituksen jäsenet ja mahdolliset ulkopuoliset tapauskohtaiset asiantuntijat.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA alueiden ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri apurahan hakijoista:
Apurahahakemukset ovat sähköisessä muodossa. Rekisterin käyttöoikeus on vain Säätiön henkilöstöllä ja hallituksen jäsenillä. Henkilöstö on allekirjoittanut erillisen vaitiolositoumuksen. Pääsy rekisterin tietoihin edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista. Hakijoiden yhteys hakemusten verkkopalveluun on suojattu SSL-salauksella. Rekisterin käyttöpalvelun toimittaja Datalink Oy vastaa palvelinlaitteiden suojauksesta. Laitteet on sijoitettu pääsyvalvottuun palvelukeskukseen, jossa on 24h valvonta, paloilmoitinjärjestelmä, automaattinen ilmoituksensiirto, sammutusjärjestelmä ja katkoton varavoimajärjestelmä.

Rekisteri apurahan saajista:
Manuaalinen aineisto säilytetään Metsämiesten Säätiön toimiston lukituissa tiloissa murtosuojatussa kassaholvissa. Sähköisen aineiston käyttöoikeus on vain Säätiön henkilöstöllä ja hallituksen jäsenillä. Pääsy rekisterin tietoihin edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista. Hakijoiden yhteys hakemusten verkkopalveluun on suojattu SSL-salauksella. Rekisterin käyttöpalvelun toimittaja Datalink Oy vastaa palvelinlaitteiden suojauksesta. Laitteet on sijoitettu pääsyvalvottuun palvelukeskukseen, jossa on 24h valvonta, paloilmoitinjärjestelmä, automaattinen ilmoituksensiirto, sammutusjärjestelmä ja katkoton varavoimajärjestelmä

10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Apurahan hakijoilla ja apurahan saajilla on oikeus tarkastaa itseään koskevat Metsämiesten Säätiön rekistereissä olevat tiedot. Tarkastus on maksuton, jos se tapahtuu enintään kerran vuodessa.

Tarkastuspyyntö on tehtävä henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä kohdassa yksi mainittuun osoitteeseen.

Jos tarkastuspyyntö on kohtuuton tai usein toistuva, peritään hallinnollisiin kustannuksiin perustuva maksu 50 euroa kerralta.

11. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Apurahan hakijalla tai apurahan saajalla on oikeus vaatia Metsämiesten Säätiön rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötietonsa täydennetyiksi.

Tiedonkorjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja yksilöidysti. Korjauspyyntö lähetetään kohdassa yksi mainittuun osoitteeseen.

12. Muut oikeudet

Rekisterissä olevalla on oikeus pyytää tietoja poistettavaksi.

Metsämiesten Säätiö ei käsittele henkilötietoja suoramainontaa, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimusta varten, eikä luovuta henkilötietoja tällaisia tarkoituksia varten.

Rekisterissä olevalla on oikeus saada oikeuksiensa toteuttamista koskeva asia käsiteltäväksi toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle:

Tietosuojavaltuutettu
Ratapihantie 9
00520 Helsinki
puh: 029 5666 700

 

STIPENDIREKISTERI

1. Rekisterinpitäjä

Metsämiesten Säätiö
Y-tunnus 0221096-8
Ulvilantie 23 B 13
00350 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Aija Järnstedt, tietosuojavastaava

Yhteystiedot:
aija.jarnstedt@mmsaatio.fi
0400 882022

3. Rekisterin nimi

Rekisteri stipendin saajista.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus /rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötiedot tarvitaan yhteydenpitoa varten sekä keskinäisten oikeuksien ja velvoitteiden toteuttamiseksi.

Rekisterin tarkoituksena on säilyttää tiedot stipendinsaajista. Stipendinsaajien julkistaminen lisää toiminnan läpinäkyvyyttä ja julkisuuden kautta tapahtuvaa valvontaa.

Tietojen käsittelyn oikeusperuste on oikeutettu etu.

5. Rekisterin tietosisältö

Metsäalan opinnoista valmistuvien nuorten stipendit:

  • Etu- ja sukunimi
  • Tutkinto
  • Syntymäaika
  • Yhteystiedot: puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • Oppilaitos ja opettajan nimi (nimi, virka-asema, organisaatio, puhelin, sähköpostiosoite, stipendin toimitusosoite)
  • Kuuluuko stipendinsaaja Säätiön lähipiiriin
  • Valmistumispäivä
  • Myöntösumma
  • Tilinumero

Työyhteisön hyvien tyyppien stipendit:

  • Etu- ja sukunimi
  • Titteli
  • Työnantaja
  • Yhteystiedot: puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • Stipendin perustelut
  • Stipendin esittäjät ja heidän työnantajansa (vähintään 5 henkilöä)
  • Hakemuksesta lisätietoaantavan henkilön nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • Stipendin toimitusosoite (organisaatio ja henkilö, lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka)
  • Kuuluuko stipendinsaaja Säätiön lähipiiriin
  • Myöntösumma
  • Tilinumero

6. Tietojen säilyttäminen

Stipendin saaneen henkilötietoja säilytetään kymmenen vuotta stipendin myöntöpäivämäärästä.

Säilytysajan päätyttyä sähköinen aineisto poistetaan ja manuaalinen aineisto hävitetään silppuriin tai tietosuojasäiliöön. Tietosuojasäiliön toimittajalla on aukoton ja dokumentoitu tietosuojaprosessi.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Stipendin saajan tiedot saadaan myöntöesityksen mukana stipendin saajan oppilaitokselta tai itse saajalta. Stipendin saamisen ehtona on saajan tietojen julkistaminen (stipendirekisteri).

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Stipendisumma, stipendinsaajan nimi, tutkinto/titteli ja oppilaitos/työnantaja sekä myöntämisperustelut julkaistaan Metsämiesten Säätiön kotisivuilla www.mmsaatio.fi sekä Säätiön toimintakertomuksessa.

Stipendihakemuksia käsittelevät Metsämiesten Säätiön henkilöstö sekä Säätiön hallituksen jäsenet.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA alueiden ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Stipendirekisteri on sähköisessä muodossa. Rekisterin käyttöoikeus on vain Säätiön henkilöstöllä ja hallituksen jäsenillä. Henkilöstö on allekirjoittanut erillisen vaitiolositoumuksen. Pääsy rekisterin tietoihin edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista.

10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Stipendinsaajalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekistereissä olevat tiedot. Tarkastus on maksuton, jos se tapahtuu enintään kerran vuodessa.

Tarkastuspyyntö on tehtävä henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä kohdassa yksi mainittuun osoitteeseen.

Jos tarkastuspyyntö on kohtuuton tai usein toistuva, peritään hallinnollisiin kustannuksiin perustuva maksu 50 euroa kerralta.

11. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Stipendinsaajalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekistereissä olevat tiedot. Tarkastus on maksuton, jos se tapahtuu enintään kerran vuodessa. Tarkastuspyyntö on tehtävä henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä kohdassa yksi mainittuun osoitteeseen.

Jos tarkastuspyyntö on kohtuuton tai usein toistuva, peritään hallinnollisiin kustannuksiin perustuva maksu 50 euroa kerralta.

12. Muut oikeudet

Rekisterissä olevalla on oikeus pyytää tietoja poistettavaksi. 

Metsämiesten Säätiö ei käsittele henkilötietoja suoramainontaa, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimusta varten, eikä luovuta henkilötietoja tällaisia tarkoituksia varten.

Rekisterissä olevalla on oikeus saada oikeuksiensa toteuttamista koskeva asia käsiteltäväksi toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle:

Tietosuojavaltuutettu
Ratapihantie 9
00520 Helsinki
puh: 029 5666 700

 

SIDOSRYHMÄREKISTERI

1. Rekisterinpitäjä

Metsämiesten Säätiö
Y-tunnus 0221096-8
Ulvilantie 23 B 13
00350 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Aija Järnstedt, tietosuojavastaava

Yhteystiedot:
aija.jarnstedt@mmsaatio.fi
0400 882022

3. Rekisterin nimi

Sidosryhmärekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus /rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötiedot tarvitaan sidosryhmäsuhteiden ylläpitoa ja sidosryhmäviestintää varten.

5. Rekisterin tietosisältö

  • Etu- ja sukunimi
  • Yhteystiedot: osoite ja sähköpostiosoite
  • Tieto erityisruokavaliosta
  • Organisaatio / työnantaja
  • Työyhteisön hyvien tyyppien stipendit:

6. Tietojen säilyttäminen

Tietoja säilytetään rekisterissä niin kauan kun henkilön katsotaan kuuluvan Säätiön sidosryhmään.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan eri tilaisuuksien ilmoittautumislomakkeista sekä asiakkaalta itseltään. Tietoja kerätään myös organisaatioiden verkkosivuilta.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Sidosryhmärekisteriä käsittelee Metsämiesten Säätiön henkilöstö. Tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA alueiden ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Sähköinen aineisto:

Henkilötiedot ovat sähköisessä muodossa. Rekisterin käyttöoikeus on vain Säätiön henkilöstöllä. Pääsy rekisterin tietoihin edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista. Henkilöstö on allekirjoittanut erillisen vaitiolositoumuksen.

10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Henkilöllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat sidosryhmärekistereissä olevat tiedot. Tarkastus on maksuton, jos se tapahtuu enintään kerran vuodessa.

Tarkastuspyyntö on tehtävä henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä kohdassa yksi mainittuun osoitteeseen.

Jos tarkastuspyyntö on kohtuuton tai usein toistuva, peritään hallinnollisiin kustannuksiin perustuva maksu 50 euroa kerralta.

11. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötietonsa täydennetyiksi.

Tiedonkorjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja yksilöidysti. Korjauspyyntö lähetetään kohdassa yksi mainittuun osoitteeseen.

12. Muut oikeudet

Rekisterissä olevalla on oikeus pyytää tietoja poistettavaksi.

Metsämiesten Säätiö ei käsittele henkilötietoja suoramainontaa, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimusta varten, eikä luovuta henkilötietoja tällaisia tarkoituksia varten.

Rekisterissä olevalla on oikeus saada oikeuksiensa toteuttamista koskeva asia käsiteltäväksi toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle:

Tietosuojavaltuutettu
Ratapihantie 9
00520 Helsinki
puh: 029 5666 700

 

VUOKRALAISREKISTERI

1. Rekisterinpitäjä

Metsämiesten Säätiö
Y-tunnus 0221096-8
Ulvilantie 23 B 13
00350 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Aija Järnstedt, tietosuojavastaava

Yhteystiedot:
aija.jarnstedt@mmsaatio.fi
0400 882022

3. Rekisterin nimi

Vuokralaisrekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus /rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötiedot tarvitaan asiakasviestintää ja vuokrareskontraa varten sekä keskinäisten oikeuksien ja velvoitteiden toteuttamiseksi.

5. Rekisterin tietosisältö

Vuokrasopimuksen sisältö sisältäen seuraavat kohdat:

  • Etu- ja sukunimi
  • Syntymäaika ja sosiaaliturvatunnus
  • Yhteystiedot: osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • Tieto tupakoinnista ja lemmikkieläimistä
  • Tieto puolisosta ja lapsista, vesimaksujen määrä
  • Tieto vuokrasopimuksen alkamisajankohdasta
  • Tiedot asunnosta: Asuinkerros, taloyhtiö, asuinneliöt ja huoneiston kunto, tehdyt remontit ja avainten lukumäärä
  • Mahdolliset vuokrahakemuksen tiedot
  • Asunnon vuokran suuruus ja vuokrankorotusperusteet

6. Tietojen säilyttäminen

Henkilötietoa säilytetään rekisterissä kymmenen vuotta vuokrasopimuksen päättymisen jälkeen.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan vuokrasopimuksesta sekä asukkaalta itseltään.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tiedot asukkaasta luovutetaan kyseisen taloyhtiön isännöitsijätoimistolle. Perintätilanteessa tietoja luovutetaan Lindorff Oy:lle. Irtisanomistapauksessa luovutetaan tietoja tapauskohtaisesti kiinteistövälittäjälle.

Vuokralaisrekisteriä käsittelee Metsämiesten Säätiön henkilöstö.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA alueiden ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Sähköinen aineisto:

Henkilötiedot ovat sähköisessä muodossa. Rekisterin käyttöoikeus on vain Säätiön henkilöstöllä. Pääsy rekisterin tietoihin edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista. Henkilöstö on allekirjoittanut erillisen vaitiolositoumuksen.

Manuaalinen aineisto:

Aineisto säilytetään Metsämiesten Säätiön toimiston lukituissa tiloissa murtosuojatussa kassaholvissa.

10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Vuokralaisella on oikeus tarkastaa itseään koskevat Metsämiesten Säätiön rekistereissä olevat tiedot. Tarkastus on maksuton, jos se tapahtuu enintään kerran vuodessa.

Tarkastuspyyntö on tehtävä henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä kohdassa yksi mainittuun osoitteeseen.

Jos tarkastuspyyntö on kohtuuton tai usein toistuva, peritään hallinnollisiin kustannuksiin perustuva maksu 50 euroa kerralta.

11. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Vuokralaisella on oikeus vaatia Metsämiesten Säätiön rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötietonsa täydennetyiksi.

Tiedonkorjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja yksilöidysti. Korjauspyyntö lähetetään kohdassa yksi mainittuun osoitteeseen.

12. Muut oikeudet

Rekisterissä olevalla on oikeus pyytää tietoja poistettavaksi, ellei tietojen käsittely tai säilyttäminen perustu voimassaolevaan vuokrasopimussuhteeseen.

Metsämiesten Säätiö ei käsittele henkilötietoja suoramainontaa, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimusta varten, eikä luovuta henkilötietoja tällaisia tarkoituksia varten.

Rekisterissä olevalla on oikeus saada oikeuksiensa toteuttamista koskeva asia käsiteltäväksi toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle:

Tietosuojavaltuutettu
Ratapihantie 9
00520 Helsinki
puh: 029 5666 700